Por qué adaptar tu empresa a la LOPD
Hay veces en que cumplir la ley, (una ley que hasta puede parecer nefasta), es la decisión más rentable que podemos tomar.
> ¿Por qué?
Pues porque te cuadra. Porque necesitas generar más ventas y hacer aún más rentable la explotación de tu negocio. Y porque más allá de todo cuanto creas o imagines que te puedes sentir tranquilo, te hallas con una verdadera ‘bomba de relojería’ dentro del cajón de tu escritorio que puede traerte serios dolores de cabeza a corto plazo.
> Poniendo orden al desorden
Lo primero que exige la LOPD es que ordenes la información dentro de tu empresa; creando ficheros bien definidos e inscribiéndolos, depurado de los flujos de información, inclusión de anexos en toda comunicación con clientes y proveedores, formalización de contratos de tratamiento de datos, creación de documentos de seguridad, restricción de acceso y establecimiento de niveles de seguridad.
Sabes que los flujos de información se establecieron de un modo ‘sui generis’, a medida que tu empresa fuera creciendo; que la base de datos de clientes es un elefante obeso que apenas si puede moverse; que la comunicación con los clientes es escasa e ineficiente; que no existen normas de seguridad más allá de las ‘passwords’ de los ordenadores; que cualquiera se encarga de indexar listados de clientes y que tus empleados pueden el día de mañana iniciar acciones legales contra tu empresa.
Sacándole jugo a la ley
Es hora que veamos cómo hacer para que la ley, (la LOPD, en este caso), te beneficie y, que la adaptación de tu empresa a sus exigencias redunde a tu favor.
> Inscripción de ficheros
En principio, como sabes, debes inscribir los ficheros en la AEPD. Lo que te ‘obligará’ a separar la paja del trigo; unificando la recogida de datos únicamente en los ficheros que te son esenciales, descartando todos aquellos de información redundante o de escaso valor y utilidad.
> Depurar flujos de información
Al intentar aclarar los caminos que sigue la información dentro de tu empresa te llevarás la sorpresa de comprobar que si bien no es todo lo caótico que podría llegar a ser, sí lo es en grado suficiente como para hacer que la productividad se vea entorpecida.
> Leyendas y anexos
La inclusión de leyendas en todas tus comunicaciones, de la misma manera que la necesidad de obtener el consentimiento de tus clientes y proveedores para el envío de información no solicitada, te obligará a comunicarte cuanto menos una vez con TODOS ellos; lo que significará una gran cantidad de tráfico de comunicaciones, que inevitablemente redundará en respuestas altamente positivas.
> Suscripción de contratos con terceros
La necesidad de suscribir contratos formales con terceras personas (físicas o legales) para el tratamiento de información contenida en los ficheros de tu empresa, te garantizará el buen uso que se haga de los mismos y la delimitación de responsabilidades en cuanto a la filtración de información hacia fuera de tu empresa.
> El ‘Documento de Seguridad’
Obligatoriamente deberás crear el llamado ‘Documento de Seguridad’. Lo que te hará rever los métodos y políticas de seguridad actualmente vigentes en tu empresa; exponiendo ante ti, claramente, sus fortalezas y debilidades.
> Medidas de seguridad
Esto te ayudará seguramente a determinar y delimitar las funciones, niveles de accesos y responsabilidades que atañen a todos aquellos que tengan tratos con tu base de datos. Así como también te obligará a rever tus políticas en cuanto a copias de seguridad y respaldo de toda la información de tu empresa.
> Por último
Adaptar tu empresa a las exigencias de la LOPD, marcará una diferencia entre el perfil de tu empresa y el de cualquiera de tus competidores; indicándole a tus clientes, proveedores y empleados la importancia que le otorgas a la protección y a la confidencialidad de sus datos personales.
Y uno de los puntos que acaso más útiles te resulten a corto plazo: Te brindará la facilidad de actualizar la información en tu base de datos, eliminando todos aquellos datos erróneos e inútiles que no representan más que un ‘peso muerto’ en tus registros, ralentizando todo el sistema.